Målet är det resultat vi vill åstadkomma och förväntar oss efter vår insats. Det ska alltid vara superkonkret, det måste vara mätbart och det måste tidsatt. Då blir det lättare att fastställa om och när målet är uppnått.
Så:
Vad är det vi ska kunna när en utbildning är genomförd och hur vet vi att vi kan det?
Vad ska vi ha uppnått när konferensen avslutas och hur vet vi om vi uppnått det?
Eller i vårt fall:
Vad ska vara klart när mötet är slut och hur vet vi om det är klart?
Målet talar alltså om vart vårt möte är på väg.
Och för att vara supertydlig redan från början och innan vi går vidare: Utan ett tydligt mål är det nästan ingen idé att träffas för ett möte.
Ok, du kanske har hört talas om att mål ska vara smarta? Om inte så står SMART för Specifikt, Mätbart, Accepterat, Realistiskt och Tidsatt. Har du hört talas om det så kan du ha fått för dig att smarta mål bara gäller projekt eller på hög företagsnivå eller nåt annat storslaget. Men det är faktiskt så att alla mål även dom små blir bättre om de är smarta. Det är alltså smarta mål du ska sätta och formulera för dina möten.
Sätt smarta mötesmål
Så när du planerar ditt möte tycker jag att du ska skriva S M A R T på ett papper och helt enkelt skriva ner:
Vilket specifikt mål vill du att ni tillsammans uppnår under mötet?
Hur mäter du att det är uppnått, eller hur vet du att det är uppnått (och det kanske är ett enkelt ja eller nej (om ett beslutet är taget eller inte) men…
Accepterar gruppen att ni arbetar mot just det här målet? Eller eventuellt, under vilka förutsättningar (med vilken typ av förberedelser eller annat) kan gruppen acceptera att arbeta mot målet?
Är det realistiskt att uppnå målet under den avsatta mötestiden? Om inte, vad kan du göra för att det ska bli realistiskt? Behövs mer tid, behöver material skickas ut för instudering i förväg… eller något annat?
När ska målet vara uppnått? Ja, eftersom det är ett möte så tänker jag allra senast när mötet avslutas.
Att formulera ett smart mål hjälper också dig som mötesledare att fundera ut vad som krävs i form av förberedelser, aktiviteter, material… för att ditt möte ska nå sitt mål. För det kanske inte räcker att säga hej o välkommen och så börja prata om det. Troligen räcker det inte alls eller hur?
Mål för varje punkt i agendan
Har du en agenda full med punkter? Tja, sätt då ett smart mål för var och en av punkterna i agendan. Och jag tycker att du ska vara lite noggrann. Kan du inte formulera ett smart mål för en agendapunkt, ta bort den.
Och du, vissa punkter som du kanske hittills har kört på slentrian kan få en helt ny innebörd. För, vad är egentligen det specifika målet med punkten “Välkommen” på agendan? Att låta gruppen landa, hitta varandra, fokusera på något annat än det de höll på med innan mötet och på så sätt skapa goda förutsättningar att samarbete under det fortsatta mötet, eller hur?
Så, sätt smarta mötesmål för ditt nästa möte!
Lycka till!
Ge dig själv förutsättningar att lyckas med nästa möte
Nu tycker jag du ska göra minst en av dessa två saker:
Du vet väl att du faktiskt kan minska antalet möten i din kalender genom att helt enkelt tacka nej till möten och inbjudningar?
Och du, du behöver inte ens vara otrevlig när du gör det. Om du vill motivera ditt nej kan du lägga in fraser som:
“Tack för inbjudan! Jag ser tyvärr inte att jag kan bidra till diskussionen i det här ämnet och tackar därför nej till att delta den här gången”
eller kanske:
“Tack för inbjudan! Jag hinner inte vara med på just det här mötet men tar gärna del av informationen via ett mail”. Då visar du intresse och engagemang men slipper att gå på möte.
Känner du av någon anledning att du ibland inte kan tacka nej till möten?
Vissa tillfällen (eller snarare vissa personer, som kanske chefen) kanske du inte kan säga nej till.
Då kan du ända ta tag i situationen och fråga på vilket sätt du förväntas bidra och hur du kan förbereda dig på bästa sätt för mötet. Då blir du inte passivt utsatt för ett möte utan aktivt delaktig i mötet. Det tycker i alla fall jag brukar kännas mycket bättre.
Varför du ska tacka nej till möten
Det finns inget självändamål med att tacka nej till möten. Men du ska tacka nej till möten om de:
Hindrar dig göra ditt viktiga, riktiga arbete
Ger dig stress
Känns meningslösa
Ge dig själv förutsättningar att lyckas med nästa möte
Nu tycker jag du ska göra minst en av dessa två saker:
Finns det bra och dåliga möten? Ja, det gör det ju såklart.
Men kan vi se redan i förväg om ett möte kommer att vara lyckat eller inte?
Jag tror att det finns minst tre ledtrådar.
Jag tror att det går att skapa förutsättningar för ett lyckat möte.
Jag tror att en erfaren, utbildad, mötesledare kan underlätta för att få till ett lyckat möte.
Jag tror att medvetet valda mötesaktiviteter ökar chansen för ett lyckat möte.
Ledtrådarnas betydelse
Förutsättningar för ett lyckat möte handlar om förberedelser. Förberedelse av både sig själv som mötesledare och deltagarna på vad som kommer att hända under mötet. Det görs till exempel genom att formulera mål, bjuda in rätt deltagare och se till att deltagarna har rätt förkunskaper (till exempel genom att skicka ut agenda och lämpliga handlingar i förväg). Klassiker som du redan känner till. Inga konstigheter alls förstås. Vi kan förstås återkomma någon gång till vad som är “rätt deltagare” men…
En erfaren och utbildad mötesledare har med sig en hel verktygslåda in i mötet. Kunskap som gör det lättare att lotsa deltagarna genom mötet. För att leda ett möte är svårt. I vissa fall krävs fingertoppskänsla (när ska du till exempel avbryta någon?). I andra fall krävs skinn på näsan (vågar vi be chefen vara tyst?). Det är inte något vem som helst bara kan.
Medvetet valda aktiviteter kan hjälpa en grupp att komma framåt (eller vart gruppen nu ska). Till det mål som pekats ut för mötet. Det är kanske inte alltid en öppen diskussion är det bästa. Du vet sådana som börjar med att mötesledare säger nåt i stil med: “Vad tänker ni om det?” och sedan låter deltagare tala fritt. Ibland behöver diskussioner styras så att alla kommer till tals. Andra gånger kanske “Tillsammans ensamma” ger bättre effekt än samtal.
I ärlighetens namn ska vi väl erkänna att ett möte förstås kan misslyckas ändå. Trots att förutsättningar, erfaren mötesledare och väl valda aktiviteter finns på plats. Möten innehåller ju deltagare (och teknikstrul) också 😉
Kan vi slippa sitta igenom dåliga möten?
Vi har alla suttit med i möten som inte borde hållits. En del av dem var dömda från början eftersom de saknade förutsättningar att lyckas och en del skulle gjort sig bättre som mail.
I ett föredrag jag höll för ett tag sedan sa jag till deltagarna att tacka nej till mötesinbjudningar som saknade rätt förutsättningar (som otydliga mål och agenda). Det kanske är lite väl hårt eller burdust. Prova att fråga efter till exempel mötesmål nästa gång det saknas. Passa på att fråga vad det förväntas att du ska bidra med i mötet.
Vad händer då? Det är lätt att skylla på en dålig mötesledare. Vad händer om du inte bara dyker upp slentrianmässigt? Om du istället ställer högre krav för att du ska delta i ett möte? Så att vi får chansen att bidra på ett positivt och effektivt sätt?
Testa!
Ge dig själv förutsättningar att lyckas med nästa möte
Nu tycker jag du ska göra minst en av dessa två saker:
Ibland kan det vara bra att bryta isen lite innan ett möte liksom kommer igång. Då kan deltagarna få ner axlarna något och det blir lättare att ta sig an svåra problem tillsammans.
Det finns massor av olika “isbrytare” som du kan göra men min kompis föreslår alltid övningen “Stinky Fish” så jag tänker att jag förklarar hur du kan göra den.
En “stinky fish” är något du bär runt på men helst inte vill prata om. Men ju längre du gömmer en fisk desto mer stinker den. Det är ju en metafor för en rädsla, en oro eller ångest, och något som bara blir värre om du inte vill erkänna det och ta itu med det.
Övningen bidrar till öppenhet i gruppen. Här vågar vi (förhoppningsvis) dela med oss, även av saker där vi känner oss lite sårbara. Den hjälper oss att få en bättre förståelse för varandra och då kan vi arbeta bättre tillsammans. Och, rädslor som vi vet om är förstås lättare att konfrontera och hantera.
Så här kan du göra ”Stinky Fish”
Rita en fisk på tavlan (whiteboard eller vad du har).
Sen ber du som mötesledare alla skriva ner sina rädslor, farhågor eller orosmoln inför det projekt eller arbete som ni står inför på post it-lappar. Enstaka ord eller meningar blir bra o en rädsla per lapp om man har flera. 5 minuter brukar räcka gott för den här delen.
När tiden är ute ber du alla, en i taget sätt upp sina lappar i fisken på tavlan och läsa upp dem. 1 minut per person typ så ganska snabbt. Om du vill visa vägen kan du börja själva.
Och sen är det egentligen klart.
Kom ihåg att den här övningen inte är till för att lösa upp alla rädslor. Det vi vill göra är att skapa öppenhet i gruppen och medvetenhet hos alla kring vår oro. Men, ta gärna någon minut extra för att reflektera kring det som nu finns i den stinkande fisken. Finns det något som kan besvaras direkt? Då kan ni såklart prata lite kort om det.
För några år sen kom Simon Sinek ut med boken ”Fråga först varför” eller på engelska: “Start With Why: How Great Leaders Inspire Everyone to Take Action”. Det är bättre att du googlar eller lånar den på biblioteket än att jag förklarar hela boken. Lite kort handlar om att skapa ett högre syfte med det du gör än att bara typ tjäna pengar.
Boken handlar ju om att bygga företag eller rörelser som människor vill följa. Och Sinek säger att människor inspireras av en känsla av syfte ett ”Varför” och att när du kommunicerar så behöver det komma före ditt ”Hur” och ditt ”Vad” (som är det du till exempel säljer).
I boken introduceras “the golden circle” som ett verktyg för att identifiera sitt varför. Men jag tänker faktiskt att kan du använda den gyllene cirkeln för att avgöra om du verkligen ska dra igång ett möte.
Fråga först varför
Du tänker att du vill dra igång ett möte. Först frågar du dig själv, varför? Och var nu lite ordentlig när du svarar. Så svar av typen “vi har alltid möten på måndagar” duger inte. Varför ska ni alltid ha möten på måndagar, vad är egentligen syftet, poängen, med mötet på måndagar? Fundera på det en stund.
Sen frågar du dig själv: hur? Och det är egentligen nu det blir riktigt intressant ur ett mötesperspektiv för “Hur” handlar om på vilket sätt med vilken metod du ska uppnå syftet, ditt “varför”? Och då är det faktiskt inte säkert att “möte” är bästa metoden, eller hur? Så nu funderar du en stund på vad som kan vara bästa metoden för att nå ditt varför.
Till sist frågar du dig, vad? Och svaret på den frågan blir förstås beroende på om du kommit fram till att möte faktiskt är den bästa metoden. Har du kommit fram till det, ja men då kan du nu börja fundera på mötets innehåll, alltså vad. Vilka aktiviteter ska ni genomföra tillsammans för att nå fram till det “varför” som du har formulerat?
Så nu kanske du tror att mitt varför är att sabba alla dina möten. Men det är det såklart inte. Mitt varför är att göra allas arbetsdagar lite bättre. Hur? Jo genom att alla bara ska behöva gå på bra och meningsfulla möten. Så vad gör jag? Jag hjälper dig att bli bättre på att hålla sådan bra och meningsfulla möten.
